公司硬碟回收前，先由資料負責人決定儲存裝置留低、完成適當處理後交出，定另行確認銷毀安排。電腦搬走、硬碟拔走同資料已清除係三件事，應分開記錄，唔好只喺清單寫一句「已處理」。
最實用嘅做法係為每部機及每隻儲存裝置配對編號，再列明去向、負責人及完成狀態。綠在香港可按器材資料核對回收安排；涉及清除方法、證明或銷毀要求，請先確認實際服務內容。
先分三條路，唔好混成一個「回收」狀態
| 準備方式 | 交出前要寫清楚 | 仍要處理嘅問題 |
|---|---|---|
| 只交機身、儲存裝置留低 | 哪部機不含硬碟或SSD、由誰保管 | 留低資料嘅存取、保存及日後處理 |
| 儲存裝置跟機交出 | 資料處理方法、完成日期及覆核人 | 方法是否適合該媒體、是否有失敗項目 |
| 另行安排銷毀 | 處理範圍、交接及紀錄要求 | 服務方是否接受、點樣核對完成 |
以上係準備選項，唔代表任何一項服務已自動包括。儲存裝置如仍在機內，唔熟悉拆機嘅同事毋須自行拆卸，交由機構資訊人員先決定。
刪檔同格式化，點解唔可以直接當完成？
香港科技大學資訊科技服務處嘅硬碟處置說明提醒，刪除檔案或重新格式化硬碟，並不等於資料已被徹底移除。機構應按資料敏感程度、媒體種類及設備狀況，由資訊負責人選擇適合方法。
本文唔提供一套所有HDD、SSD都適用嘅操作程序。查詢硬碟回收資料清除時，宜先交代媒體種類、能否讀取、是否加密及需要甚麼紀錄，唔好只問「包唔包洗機」。亦唔需要為報價而傳送內部檔案、密碼或客戶資料。
一張表分開器材、資料同批准
辦公室硬碟回收可以沿用內部資產編號，但對外清單只保留核對所需資料。建議記錄：
- 設備識別：自訂編號、機身型號及對應儲存裝置數量。
- 交出範圍：機身、硬碟、SSD或其他媒體，哪些明確留用。
- 處理狀態：未開始、已完成待覆核、覆核完成，避免空白等同完成。
- 負責角色：誰批准交出、誰處理資料、誰當日點收。
- 例外項目：不能開機、不能識別媒體、數量不符，先抽起另跟進。
序號或標籤如涉及機構內部識別，請透過合適渠道提供；唔好放入公開相簿。清單更新後要保留版本，當日以雙方確認嘅版本交接。
收機單與資料紀錄應分開保留
器材點收紀錄可以核對交出數量及時間，但唔會因為寫咗「回收」就自動變成資料清除或銷毀證明。如需特定證明、序號對照或見證，應喺約上門之前確認格式、範圍及是否提供。
可參考機身交出但SSD留用嘅案例，理解兩份清單點樣分開；本文圖片只作器材整理情境參考，唔證明任何硬碟已完成清除。一般安排亦可先看資料安全回收說明。
常見問題
硬碟留低，係咪就唔使做資料管理？
唔係。資料仍然留喺機構手上，保存、權限及後續處理仍需有人負責。清單應明確寫出保管人及去向。
開唔到機，可以直接標示已清除嗎？
唔可以。不能開機只係設備狀態，唔代表資料不存在。請標示例外，由資訊負責人另作評估。
可以先交機，之後先補資料要求嗎？
涉及媒體去向或處理紀錄嘅要求，宜交出前先確認。準備好器材數量、媒體種類及留用項目後，可經聯絡入口查詢，毋須提供檔案內容或登入密碼。
