進行公司電腦捐贈前，首要步驟係確認每件器材係咪已獲授權交出，再整理型號與數量。自購資產、租借器材、員工私人物品及未獲核准嘅設備應當分開放；器材仍喺辦公室內，唔代表全部都可以一併捐出。
實務做法係將器材分成「已批准交出」、「需要保留」、「待核對」三組。只有第一組會列入機構電腦捐贈嘅初步查詢；其餘應先留喺原負責部門，留待產權、用途及內部決定釐清後再作更新。
點解器材清單要標明交出決定
行政部門喺儲物室點算舊電腦時，未必掌握當中係咪包含租借機、維修備用機或同事暫存嘅私人螢幕。IT部門熟悉硬件規格，但未必擁有處置公司資產嘅最終決定權。兩方資料必須對齊，先可以避免「暫時閒置」被誤當成「同意捐贈」。
內部點算清單除咗列出型號、數量同運作狀況，亦建議加入「負責部門」及「決定狀態」。資產編號與內部核准文件留作內部記錄即可，向外查詢時只需提供基本設備資料，毋須附帶內部機密文件或帳戶登入資料。
| 現況 | 交出前向邊個核對 | 未釐清時點處理 |
|---|---|---|
| 公司自購舊機 | 資產管理或部門主管 | 取得正式批准後先列入交出清單 |
| 租用或借用設備 | 採購、合約負責人或原供應商 | 獨立標示，先確認合約退還安排 |
| 員工私人器材 | 設備持有人 | 未獲明確同意前一律保留 |
| 已批退役但仍有暫時用途 | 使用部門及IT主管 | 待替換方案就緒後再落實排期 |
以上屬實務整理參考，具體報廢及捐贈核准程序應按各公司內部制度處理。
主機、螢幕與配件核對方式
一個工作位通常包含公司主機、外借螢幕及共用火牛。點算時應逐項記錄，避免只寫「一套電腦」。如主機交出而螢幕留用，清單上必須寫明；共用充電器、擴充基座或鍵盤等配件亦應逐一確認歸屬。
如想了解可接收嘅器材類別，可參考電腦捐贈流程與服務說明。我們已有既定嘅接收及再捐贈安排，但不保證每部設備均獲接收或全數再次捐出。如有指定受惠對象或特定文件要求，應喺查詢階段先作確認。
電腦捐贈流程：由內部核准到提交查詢
完整的機構電腦捐贈流程可按以下四步進行：
- 盤點現場全貌：按現有存放位置記錄，毋須急於將不同狀態嘅設備集中堆放。
- 核定交出範圍：由相關部門核實器材產權，將待確認項目移出交出名單。
- 落實資料處理責任：IT部門確認系統備份、帳戶登出及儲存媒介處理方針；未完成處理嘅器材應繼續保留，不能以單純關機替代資料清除。
- 提交統一清單：使用已獲核准嘅批次資料（含型號、數量、機況及所在地區）發出查詢；若設備數量有增減，應同步更新同一份清單。
有關儲存媒介嘅處理方式及證明文件要求必須事先確認，詳情可參閱資料安全回收注意事項。一般捐贈查詢並不自動等同已包含特定資料銷毀或認證服務。
常見問題
機構電腦捐贈可以先報總數，之後再決定交邊部嗎？
可以先提出初步意向查詢，但需註明具體數量未定，切勿將未獲核准嘅器材列作落實清單。落實安排前，必須提供確認可交出嘅最終版本，避免清單與現場實物出現落差。
借用設備已經過咗原定使用期，可以直接交出嗎？
先向合約或借用負責人核對。使用期完結同交出決定係兩個問題；未確認退還或後續安排之前，先歸入待核對組保留。
交出器材後，係咪一定會獲發捐贈證明？
如有特定文件需要，請於查詢時註明文件名稱、用途及所需資料欄目，以便先行確認能否配合。唔好把一般點收、接收確認同特定用途嘅捐贈證明當成同一份文件。
整理好清單後提交查詢
確認好批次器材嘅型號、數量、運作狀況、隨機配件、所在地區及預計時段後，即可前往聯絡我們提交查詢。預先釐清交出範圍同待辦事項，有助雙方有效對接後續接收安排。
